Opis działania systemu ochrony sygnalistów wdrożonego przez Ministerstwo Rozwoju w obszarze wydatkowania środków unijnych:

Sygnały o nieprawidłowościach w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ), przekazywane za pośrednictwem mechanizmu sygnalistycznego, rozumianego jako dedykowany adres e-mail (naduż[email protected]) lub dedykowany dla PO IiŚ formularz internetowy e-Nieprawidłowości, otrzymywane są i weryfikowane przez wybranych pracowników Wydziału Nieprawidłowości w Departamencie realizującym zadania Instytucji Zarządzającej PO IiŚ 2007-2013 oraz 2014-2020. Specyfiką obsługiwanego przez Instytucję Zarządzającą mechanizmu do zgłaszania nieprawidłowości jest to, że skierowany jest zarówno do wnętrza organizacji jak i do jej zewnętrznych interesariuszy.

W celu ujednolicenia sposobu postępowania z informacjami o nieprawidłowościach w podręczniku procedur opracowano modelowe sposoby postępowania z informacjami, niemniej jednak dopuszczono możliwość odstępstwa od standardowego procedowania, jeżeli dany przypadek tego wymaga.

Dodatkowo w celu zapewnienia ochrony sygnalistów w Instrukcji Wykonawczej (książce procedur) wskazano, że: Instytucja Zarządzająca PO IiŚ jako ogół wszystkich pracowników, zabrania działań odwetowych w stosunku do jakiegokolwiek pracownika IZ PO IiŚ z powodu zgłoszenia w dobrej wierze swoich wątpliwości odnoszących się do prawidłowości funkcjonowania całej Instytucji (zgłoszenia o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości lub nadużycia finansowego) jak również jego udziału w procesach wyjaśniających (jeżeli będą one prowadzone). Osoba przekonana, że ona lub ktoś ze
współpracowników doświadczył odwetu za zgłoszenie wątpliwości w dobrej wierze, powinna poinformować o tym Dyrektora Departamentu lub jego zastępcę.

Dodatkowo w przypadku otrzymania przez pracownika Wydziału Nieprawidłowości informacji o możliwości wystąpienia nieprawidłowości lub nadużycia finansowego od osoby będącej pracownikiem Ministerstwa Rozwoju (w szczególności pracowników IZ PO IiŚ), właściwy pracownik, zobowiązany jest niezwłocznie zanonimizować dane osobowe danej osoby przed dalszym ich wykorzystaniem, jak również dochować wszelkiej staranności w celu ochrony danych osobowych danej osoby.

Ponadto, pracownicy Wydziału Nieprawidłowości zobowiązani zostali do:

• zachowania poufności i nieujawniania informacji dotyczących danych osobowych osób zgłaszających im (osobiście, poprzez adres e-mail lub też poprzez formularz zgłoszeniowy) informacje o możliwości wystąpienia nieprawidłowości lub nadużycia finansowego;
• powstrzymania się od ustalania personaliów osoby, która przekazała zgłoszenie o nieprawidłowości lub nadużyciu finansowym w sposób anonimowy;
• nierozpowszechniania i niewykorzystywania poufnych informacji zdobytych w trakcie wykonywania powierzonych prac także po ustaniu zatrudnienia, w szczególności do prowadzenia lub umożliwienia podjęcia działań odwetowych wobec osoby Zgłaszającej.

Jednocześnie mając na uwadze fakt, że przedmiotowy mechanizm jest również skierowany do podmiotów zewnętrznych: beneficjentów, wykonawców projektów jak i osób trzecich na których wpływ ma realizacja projektów zadbano o odpowiednie rozpropagowanie informacji o istnieniu mechanizmu sygnalizacyjnego. Opublikowano informację o jego istnieniu na stronie internetowej Programu oraz stronach internetowych wszystkich instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu .

Wpisując właściwe klauzule do Umów o dofinansowanie zobowiązano Beneficjentów do:
1)   opublikowania na swojej stronie internetowej informacji o istnieniu mechanizmu;
2)   powiadomienia wszystkich pracowników zaangażowanych w realizację projektu o istnieniu mechanizmu.

Dodatkowo Beneficjent zobowiązany został do zaniechania podejmowania działań odwetowych wobec swoich pracowników, wykonawców jak również innych osób powiązanych z realizowanym Projektem, które skorzystały z mechanizmu i w dobrej wierze przekazały informację o możliwości wystąpienia nieprawidłowości lub nadużycia finansowego.

Źródło: na podstawie informacji dostarczonych przez Departament Programów Infrastrukturalnych Ministerstwa Rozwoju.